הקורונה על שלל השפעותיה וסכנותיה מאיימת בשנה האחרונה כחרב שלופה על בעלי העסקים, אך מנגד, חשוב לזכור כי קיימות הזדמנויות רבות דווקא בימי משבר, שיסייעו לנו למנף את העסק, זאת, אם נדע לאתרן ולזהותן באופן יעיל ופרודוקטיבי, להתאימן לאסטרטגיית החברה ולנצל בצורה אפקטיבית את המשאבים העומדים בפנינו.
בתוך כך, בכל שנה, בתקופה זו עמלים בחברות וארגונים רבים על כתיבת תוכניות העבודה לשנה החדשה. גם בשנה זו, קשה ופסימית ככל שהיתה, מתיישבים עכשיו בעלי עסקים מכל המגזרים העסקיים ותוהים כיצד לתכנן את שנת 2021 המתקרבת בצעדי ענק, כשכולה טובעת בחוסר וודאות, ולאף אחד מהם אין ספק, ששנה זו תהיה שונה לחלוטין מהכנת תקציבים בשנה רגילה, אך כיצד נכון עבורם לנווט את העסק מבחינה פיננסית בשנה שכזו?
עם פרוץ משבר הקורונה, פיתחתי שיטה כלכלית אותה הטמעתי בחברות רבות אותן אני מלווה בטווח הארוך. שיטה שסייעה לאותם עסקים לצלוח את המשבר באופן היעיל ביותר ולעשות מהלימון לימונדה, זאת, מבלי לפגוע בתוצאות העסקיות של העסק אל מול תוכניות העבודה שהוכנו בכל עסק לקראת תקציב 2020. את השיטה הזו תרגמתי לבניית תוכניות עבודה ותקציבים ריאליים לשנת 2021.
שיטת המגירות
השיטה הפיננסית מיושמת על הכנת תקציב שנתי בהתאם לתרחישים הצפויים במהלך שנת 2021. ישנן מגירות כפולות, מגירות משולשות ומגירות מרובעות, כל מגירה תפורה בהתאם לאופי החברה, סוג הענף שבו פועלת החברה ומידת פגיעת משבר הקורונה בעסק.
בשלב ראשון, יש לאתר את התרחישים העשויים להשפיע על התוצאות העסקיות בשנת 2021, בין השאר, נכתבת התוכנית עבור ההשפעה על קיטון/או גידול במחזור המכירות הצפוי בהתאם לכל תרחיש אפשרי. לעיתים אנו נחשוב שהתרחיש צפוי להקטין את הפעילות ואז, הופכים את המטבע, ומאתרים נקודות בהם דווקא ניתן לשלב את הפעילות הקיימת או דווקא הזדמנות להגדיל פעילות שעד היום היוותה פלח פעילות קטן במחזור המכירות, כשבהתאם לתקופה, דווקא עכשיו זו ההזדמנות למנף אותה.
החלק של מיפוי כל התרחישים האפשריים, לפרטי פרטים וסיעור המוחות לגבי השפעת התרחישים על הפעילות של החברה הינה קריטית ביותר להצלחת העסק ומהווה את הבסיס בהצלחת "שיטת המגירות".
להלן מספר תרחישים שיכולים להתאים לעסקים רבים:
- תרחיש אופטימלי – לחיות לצד הקורונה: תרחיש הלוקח בחשבון שהקורונה איתנו אבל כל המשק עובד כרגל ללא סגרים.
- תרחיש סגר חורף: תחילת שנת התקציב הינה בשיא החורף בו עלול להתקיים סגר מלא בחודשים ינואר + פברואר, אז יתאפשרו רק משלוחים והזמנות און ליין.
- תרחיש שני סגרים: סגר חורף בחודש ינואר וסגר פסח באפריל. לאחר מכן ימצא חיסון שיאפשר יציאה מהסגרים אבל עדיין השוק יהיה נתון בתסמונת פוסט קורונה.
- התרחיש הגרוע ביותר: לא ימצא חיסון במהלך השנה הקרובה, והסגרים יבואו במחזורים של 3-4 חודשים בין סגר לסגר.
התרחישים הם המגירות שבבסיסן נבנה את התוכניות לשנה הבאה.
לאחר שהעלינו את כל התרחישים הרלוונטיים, נבצע ניתוחSWOT עבור כל תרחיש: מה הם החוזקות, החולשות, ההזדמנויות והאיומים בשנת 2021. לדוגמא, בניתוח של האיומים, נביא בתרחיש את איסור פתיחת החנויות למכירה פרונטלית. בניתוח של ההזדמנויות, נעלה את האופציה של הקמת אתר מכירתי, שיחליף את המכירה הפיזית בחנויות.
לאחר ניתוח ה – SWOT נכתוב את תחזית המכירות לשנת 2021:
- מיפוי כל ערוצי המכירה וניתוח פוטנציאל המכירה של כל ערוץ בכל מגירה, תוך כדי מיצוי ההזדמנות הקיימת בכל מגירה.
- מיפוי תמהיל המוצרים וניתוח פוטנציאל המכירה של כל ערוץ בכל מגירה, תוך כדי מיצוי ההזדמנות הקיימת בכל מגירה.
- מיפוי הלקוחות הקיימים והערכת הפעילות שלהם לשנת 2021 בכל מגירה.
- הכנת תחזית מכירות מפורטת למגזרים ברמה חודשית עבור כל מגירה.
בהתאם לתחזית המכירות וניתוח הנתונים, נכתוב את תוכנית תקציב ההוצאות לשנת 2021:
- בסיום הכנת תחזית המכירות בכל מגזר, נשאל את עצמנו אילו משאבים צריכים להשקיע להשגת היעד.
- נתחיל בתקציב מלא למגירה מספר 1 – המגירה האופטימלית.
- התקציב יכלול את עלות המכר ביחס לרווחיות שבכל מגזר, תקן שכר + עלויות בכל מגזר, הוצאות קבועות בכל מגזר והחשוב ביותר – תקציב השיווק והמכירות הנדרש להשגת היעד.
- בסיום הצבת כל עלויות התקציב, תיבחן הרווחיות המתקבלת.
- באם הרווחיות אינה מספקת, נבצע שינויים ותיקונים בהוצאות ובצפי המכירות עד לקבלת הרווח הצפוי הנדרש .
- לאחר אישור תקציב מגירה 1, נעבור למגירות האחרות ונתאים את ההוצאות בהתאם לתמהיל המכירות שהוגדרו בכל מגירה. יכולים להיות שינויים מהותיים בסעיפי ההוצאות בין כל מגירה. לדוגמא: הקטנה דרמטית בהוצאות שכר אך מנגד גידול ניכר בהוצאות שיווק והוצאות מכירה.
בסיום הכנת התקציבים בכל המגירות, נבחן את הרווחיות המתקבלת בכל מגזר כולל בדיקת נקודת איזון בכל מגזר. נבצע שינויים ותיקונים בהתאם לתוצאות, ולאחר אישור התוכניות, מאחסנים אותן במגירות הרלוונטיות, למעט התרחיש האופטימלי, שעבור העסק היא תוכנית המועדפת, ובתקווה ששאר התוכניות יישארו במגירות שלהן ולא יצאו משם במהלך כל השנה.
תקציב שיטת המגירות המוצגת, מאפשרת לעסק להיות בשליטה מלאה במהלך כל השנה ולהיות ערוך לכל תרחיש שיגיע. השיטה מאפשרת לנו לא להיות מופתעים ולא להפתיע ומאפשרת לנו לצפות הכי רחוק שרק ניתן, והעיקר לצלוח בצורה טובה את שנת האי וודאות שעומדת בפנינו.
השיטה הוכיחה את עצמה בקרב בעלי עסקים רבים אותם אנו מלווים, לשיטה זו מתלווה מערכת בקרה צמודה הבוחנת את התוצאות בפועל במהלך השנה בהשוואה לתוכנית המגירה לפי פועלת החברה. במידת הצורך החברה עוברת במהלך השנה למגירה אחרת בהתאם למצב בשטח.
הכותבת היא מנכ"לית הולמנ"ס ניהול פיננסי יד ביד, אילנה הולמן.
לפרטים נוספים: אילנה הולמן 0528029318 | holmans.co.il
About Author
מערכת
מערכת גליל מערבי ON LINE מביאה לכם את כל העדכונים, הדעות, החדשות והחשיפות באמצעות כתבים ואנשי מקצוע מכל התחומים, בגליל המערבי.